Sistema Intern d’Informació

 

I.- SISTEMA INTERN D’INFORMACIÓ

Us donem la benvinguda al Sistema Intern d’Informació del GRUP ELELCTRA CALDENSE, format per les empreses Electra Caldense Holding S.L., Xesgas by Electra Caldense, S.A.U., Cingles Comunicacions S.L.U., Hidroelectrica Bausen, S.L.U., Elecsum Fotovoltaica, S.L.U., Electra Caldense, S.A., Electra Caldense Energia, S.A.U., Comercial Vallesana de Suministros S.A.U.

En compliment de la Llei 2/2023, de 20 de Febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (en endavant, la “Llei 2/2023”) les empreses del GRUP ELECTRA CALDENSE fa constar que compten amb un Sistema Intern d´Informació, sent l’empresa Electra Caldense Holding, S.L. la responsable del tractament de les dades personals de conformitat amb el disposat per la legislació vigent en aquest àmbit.

Amb la finalitat d´enfortir la cultura de la informació i de les infraestructures d´integritat del Grup, i de fomentar la cultura de la comunicació com a mecanisme de prevenció d´accions o omissions que puguin ser constitutives d’infraccions laborals en l’àmbit de la Seguretat i salut en el treball, penals o administratives greus o molt greus, així com del dret de la U.E, el Grup compta amb una persona Responsable de Compliment Penal (RCP), actualment la persona responsable de l´àrea jurídica del Grup, qui ha estat nombrat com a persona Responsable del Sistema Intern d´Informació (RSII). Així mateix, el Grup compta amb una persona responsable alternativa en cas de que la informació assenyalés com a responsable de les mencionades infraccions a la persona RCP, que és, actualment, la persona responsable de màrqueting, serveis centrals i RRHH del Grup.

Les referides informacions es poden fer arribar per qualsevol dels següents mitjans:

  • Correu ordinari a la direcció: Plaça Catalunya, número 6, de Caldes de Montbui (Barcelona), a l´atenció de la persona RCP/RSII, quan es dirigeixi a la persona RCP o RCP/RSII alternatiu, quan es dirigeixi a la persona responsable alternativa.
  • Correu electrònic: canaletic@electracaldenseholding.com, a l’atenció de la persona RCP/RSII, o correu electrònic mrxalabarder@electraholding.com, a l’atenció de la persona RCP/RSII alternativa.
  • Mitjançant escrit lliurat a la persona RCP/RSII o persona RCP/RSII alternativa
  • -Al telèfon 93.865.05.85 sol·licitant parlar amb la persona RCP/RSII o al mòbil 621.22.33.41en el cas de la persona RCP/RSII alternativa.

A sol·licitud de la persona informant, també es podrà presentar la comunicació mitjançant una reunió presencial amb la persona RCP/RSII (o, en el seu cas, amb la persona RCP/RSII alternativa), en el termini de set dies.

Les informacions verbals realitzades per mitjà de reunió presencial amb la persona RCP/RSII (o, en el seu cas, a la persona RCP/RSII alternativa), hauran de documentar-se d’alguna de les següents maneres, previ consentiment de la persona informant:

a) mitjançant una gravació de la conversa en un format segur, durador i accessible

o

(*) S’advertirà a la persona informant que la comunicació serà gravada i se l’informarà del tractament de les seves dades amb allò que estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016 (RGPD o Reglament General de Protecció de Dades).

b) a través d’una transcripció completa i exacta de la conversa realitzada per la persona responsable de tractar-la.

Sens perjudici dels drets que li corresponen d’ acord amb la normativa sobre protecció de dades, s’oferirà a la persona informant l’oportunitat de comprovar, rectificar i acceptar mitjançant la seva signatura la transcripció de la conversa.

El Sistema Intern d´Informació del Grup compleix amb els requisits de l´article 5.2 de la Llei de 2/2023:

a).- Permet que les persones a qui aplica la Llei 2/2023 puguin comunicar informacions, per varis mitjans, sobre les infraccions previstes en el seu article 2.

b).- Es gestiona de forma segura, garantint que les comunicacions puguin tractar-se de forma efectiva dins les empreses, així com la confidencialitat de la identitat de la persona informant i de qualsevol tercera persona mencionada a la comunicació i de les actuacions que es desenvolupin en la gestió i tramitació de la mateixa, així com la protecció de dades, impedint l’accés de personal no autoritzat.

c).- Compta amb un Protocol de Sistema Intern d’Informació, d’ús del canal intern d’informació i d’actualització de la persona Responsable Penal i del Sistema Intern d’Informació, que estableix garanties per la protecció de les persones informants:

  • Acusament de rebuda en el termini de set dies naturals següents a la recepció de la informació.
  • Termini màxim de tres mesos per donar resposta a les actuacions de la investigació, en els termes de l´article 9 de la Llei 2/2023, complimentant i custodiant de forma diligent un Llibre-Registre d´Informacions.
  • Possibilitat de mantenir la comunicació amb la persona informant.
  • Establiment del dret de la persona afectada a que se l’informi de les accions o omissions que se li atribueixen i a ser escoltada.
  • Garantia de confidencialitat quan la comunicació sigui remesa per canals de denúncia que no siguin els establerts o a personal no responsable del seu tractament, així com l’obligació que la persona que la rebi la remeti immediatament a la persona Responsable de Compliment Penal, com a Responsable del Sistema.
  • Respecte a la presumpció d’innocència i a l’honor de les persones afectades.
  • Respecte a les disposicions sobre Protecció de Dades (Títol VI Llei 2/2023).
  • Compromís de remissió de la informació la Ministeri Fiscal amb caràcter immediat quan els fets poguessin ser indiciàriament constitutius de delicte.

II.- TRACTAMENT DE DADES PERSONALS

Electra Caldense Holdiing, S.L. tractarà, com a responsable del tractament, les dades personals incloses en les comunicacions que es rebin i quedin emparades per la Llei 2/2023,  amb la finalitat de poder gestionar-les i iniciar, si s’escau, el procediment d’investigació corresponent i adoptar les mesures correctores que, en el seu cas, procedeixin.

La base jurídica del tractament serà el compliment de les obligacions imposades per la Llei 2/2023. Si la comunicació conté dades de caràcter especial, aquestes es tractaran quan resulti estrictament necessari per a l’adopció de mesures correctores i/o l’inici del procediment d’investigació corresponent i/o la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, en el seu cas, procedeixin, de conformitat amb la legislació vigent, i en aquests casos, la base jurídica serà l’interès públic essencial.  El tractament de les dades personals serà indispensable, quan sense aquestes no es puguin complir els objectius i les obligacions establertes per la Llei 2/2023.

Les dades personals podran ser tractades pel personal de les empreses del Grup autoritzat per a això únicament, quan resulti necessari per a la investigació d’infraccions en l’àmbit del Dret de la Unió Europea, infraccions penals o administratives greus o molt greus, així com infraccions laborals en l’àmbit de la Seguretat i la salut en el treball, per a  l’adopció de mesures correctores o bé per a la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, en el seu cas, procedeixin. Així mateix, les dades personals podran ser comunicades a tercers en cas d’obligació legal, i podran se  comunicades a l’autoritat judicial, al Ministeri Fiscal o a l’autoritat administrativa competents en el marc de la mencionada investigació

Les dades personals es conservaran el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d’iniciar una investigació sobre els fets informats. En cas de que fos oportú adoptar mesures correctores, des dades es conservaran durant tot el temps que dur el procediment sancionador o penal.

També seran suprimides aquelles dades personals que revelin conductes que no estiguin incloses en l’àmbit de l’aplicació de la Llei 2/2023, així com aquelles dades personals no considerades veraces, a excepció que aquesta falta de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, cas en el qual es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial.

Finalment, es fa constar que en qualsevol moment la persona comunicant podrà sol·licitar al responsable del tractament l’accés a les seves dades personals, la seva rectificació o supressió, o la limitació del seu tractament, o a oposar-s’hi, així com el dret a la portabilitat de les dades, enviant un escrit al correu postal Plaça Catalunya, número 6, de Caldes de Montbui (Barcelona) o al correu electrònic  dpd@electracaldenseenergia.com. En cas de disconformitat amb el tractament de les seves dades, podrà presentar una reclamació davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades, organisme que ostenta l’autoritat de control en la matèria, ubicada al C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

III.- NO REPRESÀLIA

Les empreses del Grup es comprometen respectiva i expressament a no portar a terme actes constitutius de represàlia, incloses amenaces o temptatives de represàlia contra les persones que presentin una comunicació conforme al previst a la Llei 2/2023, i a aplicar mesures de protecció durant la tramitació d´un expedient, respecte de les persones afectades per una possible comunicació.

IV.- EXEMPCIÓ I ATENUACIÓ DE LA SANCIÓ

Quan una persona que hagués participat en la comissió de la infracció administrativa objecte de la informació sigui la que informi de la seva existència mitjançant la presentació de la informació i sempre que aquesta hagués estat presentada amb anterioritat a què hagués estat notificada la incoació del procediment d’investigació o sancionador, l’òrgan competent per resoldre el procediment,  mitjançant resolució motivada, podrà eximir-lo del compliment de la sanció administrativa que li correspongués sempre que resultin acreditats els extrems esmentats en l’article 40 de la Llei 2/2023.

 

(*) El Canal Intern d´Informació permet la presentació de comunicacions anònimes.

(**) No obstant l´ús del canal intern d´informació és d´ús preferent, les comunicacions podran també remetre’s, en el seu cas, a l‘Autoritat Independent de Protecció de l’Informant o a les autoritats o òrgans autonòmics corresponents, al Ministeri Fiscal o a la Fiscalia Europea, segons sigui pertinent.